Wanbetalers aanmanen per mail?

Nieuws

Harm van Lingen
12 juni 2017
Aansprakelijkheidsrecht


Wanbetalers

Hoewel de jaren van crisis voorbij zijn, zijn er nog steeds wanbetalers. Zowel particuliere als zakelijke debiteuren. Als het goed is heeft u als ondernemer, bijvoorbeeld via algemene voorwaarden, voor dat geval het één en ander geregeld; zoals een eigendomsvoorbehoud en een bepaling over renten en kosten. Als u een vordering heeft op een andere ondernemer (B2B) dan kunt u veel (maar ook niet alles) regelen via bepalingen in de overeenkomst of algemene voorwaarden. Met wanbetalers gaat veel tijd, energie en frustratie en dus kosten gemoeid. U kunt die zogenaamde buitengerechtelijke incassokosten verhalen; kosten die u zelf maakt en kostend die u maakt als u een advocaat of deurwaarder inschakelt. Daarvoor geldt een bepaald percentage met een minimumbedrag. Maar daarbij is het wel van belang dat u aan enkele voorwaarden voldoet, want anders krijgt u nul op het rekest ten aanzien van het verhaal van die kosten; zelfs als de debiteur niets van zich laat horen.  Rechters zijn daar namelijk erg kritisch op. De belangrijkste voorwaarde is wel dat u bij het aanmanen een termijn van minimaal 14 dagen moet aanhouden. “Binnen 14 dagen na de datum van deze brief” is bijvoorbeeld al fout; want dat is niet ‘minimaal 14 dagen’. En twee keer een brief met telkens een termijn van 8 of 10 dagen, is ook fout. In dat soort gevallen zullen de mee-gevorderde buitengerechtelijke kosten worden afgewezen. In verband met de zogenaamde ontvangsttheorie (een mededeling ‘geldt’ pas als de ander die mededeling heeft ontvangen) en het feit dat er in de praktijk nog allerlei twijfels zijn over de precieze datum van ontvangst, komt het er in de praktijk op neer dat u beter een termijn van 3 weken kunt aanhouden.

 

Aanmanen per mail

Aanmanen per mail is tegenwoordig heel gebruikelijk en praktisch. Maar wanneer is die mail nou ontvangen? Als u er een antwoord op krijgt, dan heeft u bewijs dat de mail is ontvangen. Maar een vervelende eigenschap van wanbetalers is nou juist dat ze vaak niet reageren. Dan heb je dat bewijs dus niet. In deze moderne tijd is daarover helaas nog geen duidelijkheid. Lagere rechters wijzen daarom nog wel eens de buitengerechtelijke kosten af omdat er per mail is aangemaand en daarom niet duidelijk zou zijn of die mail wel is aangekomen. In een arrest van de Hoge Raad van juni 2013 heeft de Hoge Raad overwogen dat een mededeling moet worden “verzonden naar een adres waarvan de verzender redelijkerwijs mocht aannemen dat de geadresseerde daar door hem kon worden bereikt, en dat de verklaring is aangekomen”. Dat is naast het officiële adres waar iemand woont ook “diens postbus, e-mailadres of ander adres dat bij recente contacten tussen partijen door de geadresseerde is gebruikt”. Een aanmaning per mail kan dus wel. Maar dan is het (vooralsnog nog wel) nodig dat je kunt bewijzen dat die mail is ontvangen. Als er geen reactie komt, is dat lastig. Kortom, de tips bij aanmanen zijn: houd een termijn aan van 3 weken; stuur de aanmaning gerust per mail, maar als er helemaal geen reactie op die mail komt, stuur dan de aanmaning nogmaals, maar dan per ‘ouderwetse’ aangetekende brief. ***** Harm van Lingen heeft zich als advocaat gespecialiseerd in het aansprakelijkheidsrecht voor ondernemers. Vragen per mail: harmvanlingen@knuwer.nl Knuwer advocaten alkmaar: 072-5127117.