Wat zijn de risico's aan vertegenwoordiging en volmacht
Met wie doe je zaken
In het zakenleven is het niet mogelijk alles zelf te doen. Daar hebben we de hulp en ondersteuning van anderen bij nodig. Dat geldt ook voor het sluiten van overeenkomsten. De onderneming wordt dan vertegenwoordigd door iemand die daartoe bevoegd is. Maar hoe weten we of iemand een bevoegde vertegenwoordiger is en controleren we dat ook altijd?
De volmacht
De meest voorkomende vorm van vertegenwoordiging vindt plaats op basis van een volmacht. Met het verlenen van de volmacht krijgt iemand de bevoegdheid een ander te binden aan rechtshandelingen. De volmacht hoeft niet per se schriftelijk te worden verleend. Dit kan ook mondeling gebeuren of het kan volgen uit een bepaalde werkwijze.
Directe vertegenwoordiging
De meest voorkomende vorm van vertegenwoordiging betreft de directe vertegenwoordiging. Daarvan is sprake als de vertegenwoordiger handelt in naam en ook voor rekening van degene die hij vertegenwoordigt. Als een overeenkomst wordt gesloten wordt niet de vertegenwoordiger maar degene die wordt vertegenwoordigd partij bij de overeenkomst.
Volmachtgever gebonden
Met de volmacht heeft de gevolmachtigde de bevoegdheid om in naam van de volmachtgever rechtshandelingen te verrichten. Dat betekent dat als de gevolmachtigde binnen het bereik van zijn volmacht een overeenkomst sluit, de volmachtgever aan deze overeenkomst is gebonden. De contractpartij kan de volmachtgever dan aanspreken op nakoming van de op basis van de volmacht gesloten overeenkomst.
Controle volmacht
Wanneer mag je aannemen dat je zaken doet met iemand die een toereikende volmacht heeft? Het meest veilig is het om in het handelsregister na te gaan wie bevoegd is de besloten vennootschap, de vennootschap onder firma of de stichting te vertegenwoordigen. In het handelsregister kan een onderneming of een organisatie laten registreren wie er bevoegd zijn tot vertegenwoordiging en hoe ver deze bevoegdheid reikt. Een bestuurder kan zelfstandig of gedeeltelijk bevoegd zijn maar ook kan er een gevolmachtigde zijn benoemd met een algehele volmacht tot handelen of met een beperkte volmacht. Bijvoorbeeld een handelingsbevoegdheid voor transacties met een maximum van € 5.000. Als in het handelsregister is vastgelegd dat iemand zelfstandig bevoegd is, dan mag op die registratie worden afgegaan.
Risico volmachtverlening
Op wie rust eigenlijk het risico van de schijn van volmachtverlening? Volgens de rechtspraak is het "uitgangspunt dat voor de toerekening van de schijn van volmachtverlening aan de vertegenwoordiger ook plaats kan zijn als de andere partij gerechtvaardigd heeft vertrouwd op de volmachtverlening op grond van feiten en omstandigheden die voor risico van de volmachtgever komen en waaruit naar verkeersopvattingen zodanige schijn van vertegenwoordigingsbevoegdheid kan worden afgeleid."
Simpeler gezegd, als degene in wiens naam is gehandeld zelf direct of indirect de schijn heeft gewekt dat er sprake was van een toereikende volmacht, dan komt de op basis daarvan tot stand gekomen rechtshandeling voor zijn risico.
Voorbeeld risico verdeling
Een voorbeeld: als lange tijd met iemand zaken wordt gedaan en het bedrijf komt die gemaakte afspraken na en betaalt ook de facturen dan mag er vanuit worden gegaan dat er sprake is van een bevoegde vertegenwoordiging. Het staat het bedrijf dan niet vrij om bij een volgende gelijksoortige transactie de bevoegdheid tot vertegenwoordiging tegen te spreken. Het risico van de schijn van volmacht verlening ligt dan bij het bedrijf.
Aansprakelijkheid gevolmachtigde
Degene die handelt op basis van een volmacht moet instaan voor het bestaan van de volmacht en voor de omvang ervan. Dit betekent dat iemand die zich presenteert als gevolmachtigde zelf kan worden aangesproken als achteraf blijkt dat een volmacht niet bestond of in omvang beperkter was dan hij heeft voorgedaan.
Tip
- Controleer in het handelsregister of degene met wie u zaken doet bevoegd is de onderneming of de organisatie te vertegenwoordigen.
- Maak er een gewoonte van een uittreksel uit het handelsregister op te vragen (de kosten zijn beperkt) als u zaken doet met een nieuwe relatie. U kunt dan niet alleen de vertegenwoordigingsbevoegdheid controleren maar ook de rechtsvorm van de onderneming. Want daar gaat het ook nog wel eens mis. Uit het briefpapier van een bedrijf valt niet altijd op te maken of sprake is van een iemands zaak, in een vennootschap onder firma of een besloten vennootschap. Voor de wederpartij bij een overeenkomst is dat uiteraard wel een belangrijk gegeven.
- Vraag bij twijfel om een volmacht of om een schriftelijke bevestiging van de vertegenwoordigingsbevoegdheid.
Dit artikel is geschreven door Arthur Sweens, advocaat voor ondernemers en curator in Alkmaar en Den Helder. Heeft u vragen bel Arthur Sweens op 0223-239 011 of 06 22 42 30 73 (ook voor Whatsapp) of mail naar sweens@knuwer.nl