Op vakantie gaan is weer even wennen; ook juridisch!

Enid Wolters
02 juli 2021
Arbeidsrecht

Op vakantie gaan is weer even wennen; ook juridisch!

De vakantieperiode breekt weer aan en dit brengt vaak de nodige vragen op arbeidsrechtelijk gebied met zich mee voor zowel werknemers als werkgevers. In een aantal artikelen zal ik nader ingaan op verschillende arbeidsrechtelijke kwesties die verband houden met de vakantie. Ik zal aftrappen met dit artikel over de vakantieaanvraag door de werknemer.
 

Vakantieaanvraag door werknemer
Door de COVID-perikelen en de daarmee gepaard gaande beperkingen zullen veel werknemers nog veel vakantiedagen open hebben staan, die zij (misschien)  binnen een korte termijn willen opnemen, nu het weer mag en kan. Hoe vraagt een werknemer (formeel) vakantiedagen aan en hoe dient de werkgever daarop te reageren?  

Een werknemer heeft recht op het opnemen van vakantiedagen. De werkgever is verplicht om de werknemer ieder jaar in de gelegenheid te stellen om zijn wettelijke vakantiedagen op te nemen (in een periode van ten minste twee aaneengesloten weken of tweemaal een week).

Bij wie?
Allereerst moet de werknemer daarvoor een verzoek doen aan zijn werkgever. Bij wie in de organisatie hij dit verzoek moet doen, bijvoorbeeld bij zijn leidinggevende of HR manager, hangt af van wat – bijvoorbeeld - in de arbeidsovereenkomst of het personeelshandboek hierover is opgenomen.


Schriftelijkheidsvereiste
Verder is van belang dat de werknemer het verzoek voor het opnemen van vakantiedagen schriftelijk aan zijn werkgever doet. Dit kan zowel digitaal, als via een e-mail of een brief. In het verzoek moet concreet worden aangegeven in welke periode de werknemer vakantiedagen wenst op te nemen. Overigens hoeft hij geen reden op te geven waarom hij vrije dagen wenst op te nemen. Wel moet hij het verzoek tijdig (dus minimaal 14 dagen van tevoren) doen.


Beslissing op de aanvraag
De werkgever moet binnen twee weken na de ingediende (schriftelijke) vakantieaanvraag een beslissing nemen. Dit is een harde termijn. Als de werkgever of (namens deze) de leidinggevende geen schriftelijke beslissing neemt binnen deze termijn van twee weken, kan de werknemer daaruit opmaken dat hij toestemming voor zijn vakantie heeft en staat deze vast. De vakantieaanvraag wordt dan dus geacht te zijn vastgesteld door de werkgever conform de wensen van de werknemer.


Gronden voor weigeren vakantieaanvraag
De werkgever kan de vakantieaanvraag niet zomaar weigeren. De werkgever moet de vakantiedagen conform de wensen van de werknemer vast stellen, tenzij:
- er gewichtige redenen zijn die zich daartegen verzetten;
- de werknemer onvoldoende vakantiedagen heeft voor de duur van de door hem aangevraagde vakantie;
- in de cao, in de arbeidsovereenkomst of in het geïncorporeerde personeelshandboek is bepaald dat de werknemer gehouden is in een bepaalde periode vakantie op te nemen, of juist in een bepaalde periode geen vakantie mag opnemen.

Gewichtige redenen
Van gewichtige redenen voor het weigeren van de vakantieaanvraag is sprake, wanneer het nemen van vakantie van de werknemer leidt tot een ernstige verstoring van de bedrijfsvoering. De werkgever dient deze ernstige verstoring af te wegen tegen de gevolgen van het niet inwilligen van de vakantieaanvraag van de werknemer. Als het belang van de werknemer naar de eisen van redelijkheid en billijkheid onderdoet voor het belang van de werkgever, dan is pas sprake van een gewichtige reden.

Een voorbeeld van een gewichtige reden is wanneer het merendeel van de werknemers van een strandtent in de drukste twee weken van het seizoen met vakantie willen gaan. De werkgever is dan niet in staat om zijn bedrijfsvoering voort te zetten, omdat hij geen vervanging kan regelen voor deze werknemers. De werkgever zou dan de vakantieaanvraag op grond van gewichtige redenen mogen weigeren.


Bepaling in cao of arbeidsovereenkomst
Zoals hiervoor besproken geldt als hoofdregel dat de werknemer zelf bepaalt wanneer hij zijn vakantie wil opnemen. Deze aanvraag dient dan nog wel door de werkgever te worden goedgekeurd. Van deze hoofdregel kan in de van toepassing zijnde cao of in de arbeidsovereenkomst worden afgeweken. Er zijn dan afwijkende afspraken gemaakt over de periode waarin de vakantiedagen dienen te worden opgenomen. Een duidelijk en bekend voorbeeld hiervan zijn de Bouwvak en de schoolvakanties in het onderwijs. Voor deze groepen staat ieder jaar al vast wanneer de werknemers hun vakantiedagen dienen op te nemen, hier kan – uitzonderingen daargelaten -  niet van worden afgeweken. Ook kan een werkgever dit voor bepaalde dagen overeenkomen, denk hierbij bijvoorbeeld aan de dag na Hemelvaart of een andere speciale feestdag, welke niet geldt als  officiële vrije dag. Op deze manier kan de werkgever voorkomen/beperken dat er een stuwmeer aan vakantiedagen ontstaat, omdat een werknemer zelf geen vakantiedagen opneemt.  


COVID-uitzondering?
Mag een werkgever zijn werknemers die, ten gevolge van de COVID-beperkingen, nog een aanzienlijk aantal vrije dagen tot hun beschikking hebben, verplichten om deze dagen op te nemen?


Het uitgangspunt in deze kwestie is dat werkgevers hun werknemers niet kunnen verplichten om hun vakantiedagen op te nemen. Een werkgever kan hier uiteraard wel een verzoek toe doen aan de werknemer, bijvoorbeeld op grond van goed werkgeverschap dan wel goed werknemerschap ingevolge artikel 7:611 van het Burgerlijk Wetboek.


Een andere vorm waaraan te denken valt is, dat de werknemer de aangevraagde vakantie wil intrekken, omdat het gebied waar hij naar toe zou gaan, code oranje/rood heeft gekregen. Kan de werknemer dit dan eenzijdig intrekken? Als de werkgever de aangevraagde vakantie al heeft goedgekeurd, dient de werknemer aan de werkgever toestemming te vragen om zijn vakantie in te mogen trekken. Een werkgever is niet gehouden om hier gehoor/gevolg aan te geven en kan de werknemer dus verplichten de geplande vakantiedagen op te nemen.


Overigens kan in de arbeidsovereenkomst, cao of in het vakantie/verlofreglement afwijkende afspraken worden gemaakt, waarin bijvoorbeeld wordt bepaald dat de opgebouwde vakantiedagen op bepaalde dagen dan wel in een bepaalde periode moeten worden opgenomen. De werkgever kan op die manier de werknemer wel verplichten om in een bepaalde periode zijn vakantie te genieten.


Enid Wolters is advocaat bij Knuwer advocaten Alkmaar en behandelt onder meer zaken op het gebied van arbeidsrecht, burenrecht, erfrecht en het personen- en familierecht. Indien u vragen heeft kunt u altijd vrijblijvend telefonisch contact met haar opnemen.

Contact: wolters@knuweralkmaar.nl of 072-2001040.

In mijn volgende artikel zal worden ingegaan op de werknemer die ziek wordt op vakantie.